Vamos falar de Gestão por Processos
No mercado atual, adotar boas práticas de gestão de processos é praticamente um pré-requisito para uma empresa se manter competitiva.
Se não quiser perder mercado, o gestor não pode se dar ao luxo de se acomodar e ser resistente à renovação das práticas em seu negócio.
Especialmente em empresas familiares, com gestores conservadores, é comum ouvir frases como “isso sempre foi feito assim e sempre funcionou”.
Não queremos dizer que é preciso receber de peito aberto qualquer sugestão de mudanças, ou que não se deve valorizar o conjunto de experiências adquiridas ao longo dos anos.
Qualquer transformação no modo de conduzir uma organização precisa ser feita com muito critério.
Não é por que determinado método ou prática de gestão está na moda que a empresa deve ir na onda e adotá-la.
É necessário entender qual é a proposta, seus pontos positivos e negativos e relacionar tudo isso com a realidade e os objetivos da companhia.
A gestão de processos é assim: nada será modificado se não houver uma razão bem clara para que isso aconteça.
O que é gestão de processos?
Gestão de processos é um conjunto de práticas que têm o objetivo de buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição.
Para isso, os gestores se propõem a identificar, desenvolver, documentar, monitorar e controlar os processos da companhia.
E isso vale para a própria gestão de processos, que também é um processo, ou seja, um conjunto de ações organizado e sistemático.
Aliás, para entendermos melhor o conceito, é fundamental pensarmos em uma definição precisa do que são os processos organizacionais.
São conjuntos de atividades realizadas por pessoas ou equipamentos de uma organização.
Essas atividades envolvem a transformação de insumos (entradas) para atender a um objetivo específico, de alguma forma relacionado com os resultados da empresa.
Entre os exemplos mais óbvios está o processo de produção de uma indústria, em que o insumo principal é a matéria-prima, que é transformada no produto final.
Na realidade, para que isso aconteça, geralmente, há dezenas de pequenos processos que devem ser seguidos pelas máquinas e operadores.
Na área administrativa, também encontramos um conjunto de processos orientando o trabalho dos colaboradores.
Como explicaremos melhor ao longo do texto, praticamente tudo que é feito em uma empresa ocorre por meio de processos organizacionais – pelo menos esse é o ideal.
Vamos tomar como exemplo a compra de passagens aéreas para viagens a trabalho. Parece uma situação banal, sem grande importância, certo?
Na realidade, é um ótimo caso em que é necessário ter processos bem definidos, para que:
- Não seja gerada uma situação permitindo a funcionário emitir as passagens a seu bel prazer
- A emissão das passagens não seja burocrática, travada e demorada.
Mais adiante, retomaremos o exemplo para explicar onde entra a gestão de processos nessa história.
O que é BPM?
BPM é a sigla para business process management, que é basicamente o termo equivalente à gestão de processos organizacionais na língua inglesa.
Quanto ao significado, não há diferença. Mas podemos dizer que o costume é usar a sigla BPM em um contexto um pouco mais específico, referindo-se a um sistema BPM.
Também chamado de BPMS (business process management system), é um software que busca automatizar a gestão de processos.
Ou seja, uma solução tecnológica cujo objetivo é sistematizar e tornar mais eficiente o gerenciamento dos processos de uma organização.
Da mesma forma que um software é utilizado para facilitar esse conjunto de atividades, outros processos também podem ser automatizados e otimizados com a tecnologia.
Voltando ao exemplo das passagens aéreas, imagine que o trabalho de receber as solicitações e emitir os bilhetes fique a cargo de apenas uma pessoa, que acumula outras atribuições.
Nesse caso, é razoável pensar que a execução do processo estaria sujeita a erros ou à ineficiência.
Como a gestão de processos procura a melhoria, conforme destacamos no início do texto, pode haver a adoção de um programa no qual o próprio colaborador procura pelas passagens e regista as informações.
Então, um gestor fica responsável por aprovar os pedidos e as passagens são emitidas a partir do centro de contas selecionado.
É importante entender, porém, que a tecnologia não traz eficiência por si só.
No caso da compra das passagens, por exemplo, a informação deve constar no software de gestão financeira.
A dica, aqui, é pensar no conceito de transformação digital, que não diz respeito somente à utilização das soluções tecnológicas, mas principalmente ao objetivo de tornar a empresa mais ágil e versátil.
Qual a importância da gestão de processos?
Se lembrarmos de décadas atrás, o mercado atual está incomparavelmente mais complexo.
Há muito mais empresas em todas as áreas, por motivos diversos, como:
- Facilidade no acesso à informação
- Mais acesso ao crédito para iniciar negócios
- Tecnologias que permitem abrir uma empresa de serviços sem sede física (comunicando-se com clientes e parceiros virtualmente).
Isso sem contar a globalização, um processo irreversível, que torna cada vez mais comum para uma companhia brasileira ter concorrência internacional.
Além desse número maior de competidores, temos a tecnologia, que muda hábitos e comportamentos das empresas e dos consumidores em uma velocidade espantosa.
O mundo está em constante transformação, e as organizações não estão alheias.
Essa é a importância da gestão de processos: fazer com que a empresa se enquadre nas novas realidades impostas pelo mercado.
Antes disso, e talvez ainda mais importante, as práticas da gestão de processos ajudam a combater o desperdício.
Com o planeamento, design, monitoração e aperfeiçoamento dos processos, a organização passa a aproveitar melhor seus recursos.
Em um mundo como acabamos de descrever, com concorrência acirrada, qualquer possibilidade de oferecer um preço de venda menor é extremamente importante como diferencial competitivo.
Sem esquecer da possibilidade de aumentar a margem de lucro ou, então, melhorar a produção, seja em qualidade, em quantidade ou em ambos aspectos.
Como implementar uma gestão eficiente de processos?
Já deve ter compreendido como a gestão de processos é importante para aumentar a competitividade da empresa.
Esse efeito positivo só vai aparecer, porém, se essa gestão for bem feita.
O primeiro passo é compreender em detalhes como as coisas são feitas.
Jamais se deve mexer em um processo sem ter um bom conhecimento sobre ele.
É essencial que eles estejam alinhados com os valores da organização. O conhecimento sobre a própria empresa, portanto, também é fundamental.
Afinal, a gestão de processos cumpre uma função extremamente estratégica.
Não se muda só por mudar, e sim para atingir um objetivo, que deve estar ligado ao propósito da empresa.
Outra dica importante é pensar em métricas e indicadores para serem monitorados, de modo que o aperfeiçoamento dos processos seja sempre baseado em dados, não na intuição.
Para completar, procure oportunidades em que a tecnologia pode colaborar com a automação dos processos.
Veja bem, as máquinas substituem o homem no trabalho operacional, mas ainda é necessário estar presente para definir as estratégias e tomar as melhores decisões.
Principais características da Gestão de Processos
A seguir, conheça algumas características que distinguem a gestão de processos profissional da amadora.
Modelação
A empresa deve ter abertura para o redesenho dos fluxos de trabalho e, por consequência, dos processos.
Isso demanda uma cultura organizacional de flexibilidade, para que a prática de modificar um processo não se transforme em uma batalha, enfrentando a resistência dos colaboradores.
Documentação
Os processos de uma organização precisam estar bem documentados, para que não ocorram situações nas quais apenas determinado colaborador sabe como fazer um conjunto de atividades.
Com tudo documentado, caso esse colaborador deixe a empresa ou troque de função, o responsável a assumir seu lugar terá um norte.
Entrega de valor
Os processos existem para entregar algum tipo de valor à empresa, à marca, ao produto ou serviço comercializado.
Se não está claro de que maneira essa entrega ocorre, pode ser um sinal de que o processo deve ser repensado.
Monitoramento
Os gestores também precisam de números para entender se os processos estão entregando o que se espera deles.
A dica é, ao desenhá-los, pensar em key performance indicators (KPIs) para embasar a avaliação do desempenho.
Sistematização
Conforme já destacamos aqui, a gestão de processos é também um processo.
Isso quer dizer que esse conjunto de práticas deve ter as mesmas características de que falamos aqui.
E deve ser implementado segundo algum critério, aproveitando oportunidades de melhoria e antecipando problemas em vez de esperar eles acontecerem para problematizar os processos organizacionais.
Etapas da Gestão de Processos
Existem várias formas de executar a gestão de processos.
Vamos apresentar, abaixo, uma possível divisão por etapas de um trabalho que envolve a criação de um processo.
1. Planeamento
Aqui, nasce o projeto, fase na qual é analisado o conjunto de atividades envolvidas, qual o objetivo do processo e sua relação com a estratégia da empresa.
2. Modelagem
A modelagem corresponde ao desenho dos fluxos de trabalho, ou seja, como será a prática do processo que está sendo desenvolvido.
3. Simulação
É a fase em que as atividades definidas na etapa anterior são testadas.
Serve para averiguar como o que foi previsto se manifesta na prática e de que forma os colaboradores respondem ao novo processo.
A etapa de simulação também é importante para colher insights que permitam aperfeiçoar a solução que está sendo proposta.
4. Execução
A partir da experiência obtida na simulação, são feitos os ajustes necessários e o processo passa a ser praticado.
5. Monitoramento
São colhidos dados de acordo com as métricas e KPIs definidos nas etapas de planejamento e modelagem.
Essas informações são importantes para saber se os objetivos estabelecidos são de fato alcançados.
6. Melhorias
Por fim, deve-se ter em mente que o mesmo trabalho de modelagem de um novo processo pode se repetir no futuro.
Então, ele deve continuar sendo acompanhado e problematizado.
Diferença entre Gestão por processos e Gestão de Processos
Também é comum ouvirmos por aí a expressão “gestão por processos”. Muitos mal percebem a diferença, tomando o termo como sinônimo de gestão de processos.
É claro que as duas têm relação, mas são conceitos distintos.
A gestão de processos é, como vimos aqui, um conjunto de práticas que desenvolve, monitora e aperfeiçoa os processos de uma empresa.
Já a gestão por processos é uma filosofia organizacional que entende que a empresa funciona a partir da interação entre seus processos.
Isso implica em uma estruturação diferente: em vez de ser gerenciada de forma vertical, em grandes departamentos com complicadas hierarquias, existe um organograma mais horizontal.
Como os processos são o que importa, os gestores são os responsáveis por cada um deles.
É uma abordagem que confere grande flexibilidade e agilidade à organização, e facilita a aplicação de soluções inovadoras.
O desafio é garantir que os objetivos estratégicos da empresa nunca saiam de vista.
Benefícios da Gestão de Processos
Ainda não está convencido quanto a adotar um sistema de gestão de processos na sua empresa?
Abaixo, listamos os principais benefícios das práticas e falamos um pouco mais sobre eles.
Melhor aproveitamento do tempo
Quando um processo é modelado ou aperfeiçoado, um dos principais pontos planejados é como ter o mínimo desperdício de tempo.
Também são exploradas oportunidades de automação, para que os gestores e colaboradores tenham mais tempo para realizar outras tarefas.
Redução de custos
Aproveitar melhor o tempo disponível é, por si só, uma maneira de economizar.
Mas a gestão de processos procura oportunidades de reduzir custos em frentes diversas.
Maior qualidade nos serviços e produtos
Um bom processo é aquele que resulta em um produto ou serviço de qualidade, que deve ser sempre o objetivo final da empresa.
Qualifica a tomada de decisões
Como implica no monitoramento de métricas e indicadores, a gestão de processos colabora para uma cultura organizacional na qual as decisões são tomadas com base em dados.
Retenção de talentos
Como os processos são amplamente conhecidos e mapeados, fica mais fácil alocar os profissionais adequados a cada função, o que aumenta a satisfação e a qualidade do trabalho dos colaboradores.
